A organização financeira é um assunto sensível e de extrema importância no meio de gestão das empresas. Nesse contexto, pequenos e médios negócios acabam enfrentando desafios, especialmente no que diz respeito à separação das despesas pessoais e empresariais.

Misturar as contas pessoais com as da empresa é um hábito comum dentro das PMEs (Pequenas e Médicas Empresas). Entretanto, de acordo com especialistas em finanças, esse tipo de prática pode retardar ou, até mesmo, impedir o desenvolvimento do negócio.

Separar e organizar as finanças é fundamental em qualquer empresa que deseja crescer. Isso porque o controle das finanças traz mais segurança e previsibilidade para o processo de tomada de decisões.

Pensando nisso, desenvolvemos este artigo especial sobre o tema, no qual vamos trazer dicas práticas de como separar as contas pessoais das contas da empresa. Além disso, você também vai entender por que a prática é importante e os seus principais benefícios para o crescimento da pessoa jurídica. Acompanhe e descubra!

Por que é importante separar as finanças pessoais das contas da empresa?

Muito embora alguns pequenos e médios empresários estejam acostumados a realizar a gestão das finanças empresariais junto das finanças pessoais, essa prática não é recomendada, principalmente se o objetivo seja promover o crescimento do seu negócio.

Quando se administra um negócio com foco na organização e separação das contas, o empreendedor tem mais segurança e previsibilidade. Assim, consegue determinar de forma adequada como irá definir o uso dos recursos financeiros da pessoa jurídica.

De forma geral, podemos dizer que nenhuma empresa alcançou o sucesso sem ter clareza com relação aos seus recursos, limites e possibilidades. Dessa maneira, o controle financeiro é uma etapa de gestão que favorece a organização e o planejamento.

Além de ajudar a entender a situação da empresa, a separação de contas permite estabelecer limites, fazer o planejamento de investimentos, a análise de teto de gastos, o planejamento de uma reserva de emergência, entre outras vantagens acerca das quais falaremos mais adiante.

Como separar as finanças pessoais das empresariais?

Separar as finanças pessoais e empresariais pode parecer simples, porém, para os gestores que não adotam essa prática desde o início, a mudança de comportamento pode ser vista como um grande desafio.
A seguir, separamos algumas dicas práticas que vão te ajudar a organizar os recursos da sua empresa.

TENHA CONTAS BANCÁRIAS DISTINTAS
A primeira ação a ser colocada em prática diz respeito à gestão e ao planejamento das contas bancárias.
É fundamental entender que não é possível colocar em prática a separação das contas da empresa das pessoais se você manter todo o recurso disponível em uma única conta bancária. Quando se mantém uma única conta, o controle de entradas e saídas é muito difícil.

Ter contas bancárias separadas ajuda no processo de gestão das despesas domésticas, como aluguel, energia elétrica, condomínio, internet, alimentação etc., e das despesas empresariais, como tributos, salários dos funcionários, pagamento dos fornecedores, despesas com máquinas de cartão, entre outros.

O gestor também deve levar em consideração o fato de que muitas instituições bancárias oferecem benefícios envolvendo a abertura de contas para pessoas jurídicas, com isenção de taxas e condições especiais. É outro aspecto positivo a ser levado em conta na abertura da conta da sua empresa.

FAÇA UM CONTROLE EFICIENTE DO FLUXO DE CAIXA
O fluxo de caixa da pessoa jurídica precisa ser atualizado diariamente. Manter o controle e a organização, com o registro completo de entradas e saídas, evita surpresas na hora de cumprir com as obrigações junto aos fornecedores, colaboradores e parceiros.

Um controle eficiente das entradas e saídas, independentemente do valor movimentado, garante o gerenciamento adequado dos pagamentos, recebimento e controle de pendências.
Na prática, o gestor pode utilizar ferramentas como planilhas específicas de controle de fluxo de caixa ou ainda sistemas ERP, que tornam a atividade mais dinâmica e prática já que são baseados em tecnologia e automação.

Em empresas familiares, é muito comum que os sócios utilizem o saldo operacional para pagar contas particulares. A princípio, grande parte dos gestores não vê problema nisso, desde que ocorra um controle, e porém, quando esse tipo de prática torna-se corriqueira, a tendência é gerar problemas, tanto no controle das informações quanto na gestão dos recursos.

Por isso, manter o controle do fluxo de caixa e não utilizar os recursos da empresa para cobrir despesas pessoais são duas medidas que devem ser adotadas de forma conjunta.

Nesse mesmo contexto, outro cuidado que não pode passar despercebido é o uso do serviço de funcionários e colaboradores para realizar atividades pessoais. Isso deve ser evitado, pois, indiretamente, você estará usando recursos da empresa para pagar pessoas que estão executando assuntos pessoais, e não relacionadas ao negócio.

CATEGORIZE AS SUAS DESPESAS
A segmentação (ou categorização) de gastos e despesas é outra atividade positiva quando o gestor está buscando formas de organizar as finanças do negócio.

Essa é uma dica que ajuda tanto na gestão da empresa quanto na organização das finanças pessoais.
No ambiente doméstico as despesas podem ser divididas em fixas e variáveis, enquanto no âmbito empresarial (que geralmente tem mais despesas), a divisão pode ser mais ampla, adequando-se à realidade do negócio.

Em linhas gerais, quanto mais as informações estiverem categorizadas e organizadas, maior será a organização e previsibilidade das contas. Essa prática também reduz as chances de ocorrerem confusões entre as despesas pessoais com as do negócio.

DEFINA A REMUNERAÇÃO DOS SÓCIOS PRÓ-LABORE
Essa é uma dica de ouro e que precisa ser observada com atenção pelos gestores. Quando a pessoa é empregada, ela já sabe qual será o seu salário e quando vai receber os valores.
Essa lógica deve aplicar-se também ao proprietário da empresa. Independentemente de haver um único proprietário ou mais sócios, é imprescindível definir um pró-labore.

O pró-labore não pode ser confundido com salário, mas, na prática, ele tem um funcionamento semelhante, já que representa uma remuneração recebida pelo sócio em face aos serviços prestados para a empresa.

Definir um valor fixo e estabelecer a data de retirada permite trazer previsibilidade e organização para o orçamento mensal da pessoa jurídica. Além disso, o pró-labore se torna uma referência para a organização do planejamento financeiro pessoal e gestão dos gastos pessoais.

Aqui, a dica é estabelecer um pró-labore alinhado com a realidade. De tempos em tempos, acompanhando o crescimento do negócio, o gestor poderá fazer uma distribuição de lucros maior.

Outro ponto de atenção diz respeito ao capital de giro, uma reserva financeira que permitirá manter a empresa funcionando, mesmo se surgirem imprevistos financeiros. O pró-labore e a distribuição de lucros devem ser definidos levando em consideração a necessidade de manter uma reserva de emergência na conta da empresa.

NÃO UTILIZE BENS PESSOAIS PARA FINS EMPRESARIAIS
Não é incomum deparar-se com situações em que o empresário utiliza bens pessoais em suas atividades profissionais.
Basta parar para pensar: o notebook que você usa foi comprado com recursos próprios ou da empresa? E o smartphone? O seu carro pessoal é usado com visitas a clientes e fornecedores?

O cenário ideal é aquele em que exista uma distinção absoluta entre pessoa física e jurídica. Com isso, bens pessoais são de uso pessoal, e bens da empresa, de uso exclusivo para a empresa.
Isso significa que, no melhor cenário, você não deveria usar o carro da empresa para assuntos pessoais, por exemplo.

Porém, se isso não for possível, é importante trabalhar para que, em algum momento, esse uso de patrimônio seja separado. Enquanto isso, é interessante ter uma noção estimada do custo dos recursos e do patrimônio essencial para que a empresa funcione.

Essas informações permitem melhorar o diagnóstico das finanças, já que trazem uma visão de quanto dinheiro — e patrimônio — é necessário para que ela possa funcionar plenamente. A médio e longo prazo, essa noção de custos vai fazer diferença.

FAÇA UM DIAGNÓSTICO FINANCEIRO
O diagnóstico financeiro é um processo por meio do qual a empresa visualiza, de forma clara e abrangente, todas as receitas e despesas da empresa. Com ele, o gestor tem condições de entender melhor o seu negócio.

Esse diagnóstico pode ser feito pelo próprio gestor ou ainda com o suporte de um contador. Para começar, anote todas as movimentações financeiras da pessoa jurídica e o que deu origem à entrada e saída de recursos financeiros.

A mesma prática pode ser utilizada na organização das despesas pessoais, o que vai ajudar a trazer um panorama das suas contas pessoais.

Durante o diagnóstico financeiro, é possível identificar oportunidades de aumentar a renda, cortar gastos desnecessários ou ainda realizar investimentos para o desenvolvimento do negócio.

PROTEJA-SE DOS IMPREVISTOS
Independentemente da forma como você tem feito a gestão das finanças da sua empresa, atente para a importância de estar protegido contra qualquer tipo de imprevisto.

Mesmo com toda organização, nenhuma empresa está livre de passar por situações imprevisíveis. É por essa razão que as reservas financeiras devem ser adotadas, tanto no âmbito profissional, quanto no pessoal.

Manter uma reserva de emergência evita que o empresário precise recorrer à conta profissional para cobrir algum custo da casa, bem como o inverso.
Reserve uma parte dos recursos obtidos mensalmente no pró-labore para um fundo pessoal e outra parte para um fundo de emergência da empresa.

Uma dica valiosa quando se trata de fundos de emergência é não deixar esse dinheiro aplicado em contas correntes ou poupança. Procure um investimento flexível e que permita acesso imediato aos recursos em caso de necessidade.

BUSQUE AJUDA ESPECIALIZADA
Como você pode ver, há diferentes estratégias que podem ser aplicadas no seu projeto de separar as contas pessoais das contas da empresa. Para alguns gestores, isso pode ser uma tarefa simples, enquanto para outros, pode representar um grande desafio.

Se você tiver dificuldade de realizar essa tarefa sozinho, pode ser interessante buscar o suporte de um especialista, como um contador.

Além dele, o empresário também pode buscar consultores financeiros e empresas de investimentos. Esses profissionais têm experiência para tratar de aspectos específicos envolvendo o uso de recursos e a definição de produtos financeiros alinhados aos objetivos do gestor.

Quais são os benefícios de seguir esses passos?

Entender a importância de separar as despesas pessoais das despesas da empresa é fundamental na gestão de um negócio.

Mesmo que isso pareça algo óbvio para alguns empresários, ainda é comum deparar-se com pequenos e médios empresários que não se atentam para esse aspecto da gestão financeira de seus negócios. Entre os benefícios de adotar essa prática, podemos destacar os seguintes.

TRAZ SEGURANÇA PARA A EMPRESA
De acordo com dados do IBGE, 21% das empresas fecham no primeiro ano, e 60%, em menos de cinco anos. Esses índices estão relacionados com a falta de planejamento e de gestão financeira.
Por isso, separar despesas pessoais e investir na organização das contas garantem segurança extra e manutenção da saúde do seu negócio.

AGREGA CONHECIMENTO SOBRE AS FINANÇAS DA EMPRESA
Com a separação das contas, o empresário tem condições de perceber, com clareza, quanto a empresa está faturando, a projeção de caixa, as maiores fontes de receita, os lucros e, até mesmo, os riscos financeiros do negócio. Isso vai fazer toda diferença para conhecer a saúde financeira e entender o que precisa ser feito para garantir a continuidade dos negócios.

CONTRIBUI PARA A GESTÃO DO FLUXO DE CAIXA
Quando as contas são misturadas, não é possível ter um controle eficaz do fluxo de caixa. Esse fluxo tem uma função importante no monitoramento dos resultados da empresa e na organização das contas a pagar e receber.
Por isso, com a separação das contas, fica mais fácil gerir o fluxo de caixa e monitorar as finanças de perto.

TRAZ MAIS SEGURANÇA PARA A TOMADA DE DECISÕES
Com uma noção adequada das finanças, o gestor tem condições de tomar decisões com mais segurança. Assim, saberá quando e como investir os recursos da pessoa jurídica, lidando com dados e números reais do seu negócio.

REDUZ O RISCO DE ENDIVIDAMENTO
Por fim, a separação das contas reduz significativamente o risco de endividamento. Sabemos que administrar uma empresa envolve muitos riscos e, com o controle adequado do capital, esses riscos podem ser significativamente minimizados.

Como você pode ver, separar as despesas pessoais das despesas da empresa não é apenas uma questão de estratégia, mas também uma questão de sobrevivência. Invista em boas práticas, aposte na organização, busque o suporte especializado e crie um ambiente favorável para o crescimento do seu negócio.

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